项目管理中的沟通技巧的理解

日期:2015-08-25点击次数:3015

       项目管理中的效率问题,对一个项目的成功与否起到了很大的作用。想想我们的时间都浪费在哪里了,我们的效率都损耗在哪里了,在沟通环节上将会占到很大的比重,所以我们需要更好的沟通。
沟通管理中有很多的方法可以深入研究,篇幅有限,本文仅对如何提升沟通技巧方面的理解做一个简单的部分总结。
       1.  正式沟通
       正式沟通一般指在组织系统内,依据组织明文规定的原则进行的信息传递与交流。例如:组织与组织之间的公函来往、组织内部的文件传达、召开会议、上下级之间的定期信息交换等。
       正式沟通有外向(outside)沟通、下向(downward)、上向(upward)、横向(lateral)等几种:
       1)   外向沟通
       外向沟通时,需要注意内外有别。一个团队内,难免会对产品的各个方面细节产生不一样的建议,但当经过讨论统一意见后,就必须按照结果坚决执行。对外要必须保持一致,才能产生团队的凝聚力,为团队、为公司产生最大的效益。
       到了国家层面也是一样,前段时间某国外大项目,国内两家巨头公司,因为竞争,项目报价竟然相差一倍以上,最终两家公司都失去了项目。为什么?因为甲方觉得同样水平的公司,怎么会有这么大的差距,不知该相信谁了。这就是一个很好的反面例子。在国内可以自由竞争,面向国外就需要形成一个团队,形成一个声音,才能为国家贡献最大的效益。
       2)   (纵)下向沟通
       这是在传统组织内最主要的纵向沟通流向。一般以命令方式传达上级组织或其上级所决定的政策、计划、规定之类的信息,有时颁发某些资料供下属使用等等。如果组织的结构包括有多个层次,则通过层层转达,其结果往往使下向信息发生歪曲,甚至遗失,而且过程迟缓,这些都是在下向沟通中所经常发现的问题。
       3)   (纵)上向沟通
       主要是下属依照规定向上级所提出的正式书面或口头报告。除此以外,许多机构还采取某些措施以鼓励向上沟通,例如意见箱、建议制度、以及由组织举办的征求意见座谈会、或态度调查等等。有时某些上层主管采取所谓“门户开放”政策(open-doorpolicy),使下属人员可以不经组织层次向上报告。但是据研究,这种沟通也不是很有效的,而且由于当事人的利害关系,往往使沟通信息发生与事实不符或压缩的情形。
       4)   横向沟通
       主要是同层次,不同业务部门之间的沟通。在正式沟通系统内,一般机会并不多,若采用委员会和举行会议方式,往往所费时间人力甚多,而达到沟通的效果并不很大。因此,组织为顺利进行其工作,横向沟通必须依赖非正式沟通以辅助正式沟通的不足。
横向沟通有平等的感觉,但合理使用纵向沟通,也有助于问题的快速解决。借用联想公司有一个沟通四步骤:
       第一步,和对方沟通,
       第二步,和对方的上级沟通,
       第三步,和自己的上级沟通,
       第四步,自己的上级和对方的上级沟通。
       这种升级的沟通,自己注意拿捏得当,往往事半功倍。
        2.  非正式的沟通有利于关系的融洽
       非正式沟通指的是通过正式沟通渠道以外的信息交流和传达方式。非正式沟通是非正式组织的副产品,它一方面满足了员工的需求,另一方面也补充了正式沟通系统的不足。是正式沟通的有机补充。在许多组织中,决策时利用的信息大部分是由非正式信息系统传递的。
       同正式沟通相比,非正式沟通形式灵活,直接明了,速度快,省略许多繁琐的程序,容易及时了解到正式沟通难以提供的信息,真实地反映员工的思想、态度和动机。非正式沟通能够发挥作用的基础,建立团队中良好的人际关系,能够对管理决策起重要作用。
       3.  采用对方能够接受的沟通风格
       注意肢体语言、语态给对方的感受。无论在语言和肢体表达上,都需要传递一种合作和双赢的态度,使双方无论在问题的解决上还是在气氛上都达到双赢。有的人喜欢讲话时一直微笑着,语调平和缓慢,那么你也要微笑,慢点讲;有的人思路清晰,语速飞快,那么你也要集中精神,开动脑筋,快快讲,有重点有主次地讲。
       听人讲话要认真,这是对人的尊重,尽量不要在人家讲话的中间打断插话,也尽量不要主动跑太远的话题。面对面地讲话时,要看对方的鼻尖,不要盯人眼睛,那样不仅自己容易晃眼走神,还给对方造成威胁感,人的心态其实很微妙,举手投足都有不同的影响。等等…
       4.  积极倾听和同理心
       同理心来源于希腊字,它的意思是“情绪进入”,表示一种理解能力,即辨识或感觉他人的个人经验、情绪的能力。又叫做换位思考、神入、共情,是“人际知识”的基础,是与他人和睦相处的能力。
积极倾听就是带着同理心去倾听。
       1)   同理心的三要素:
       ?  有效及精确地对他人了解与体会,以他人看世界的眼光来看世界,了解并感受他人的感觉。
       ?  了解怎样的情绪进入或“引发”哪些情绪。
       ?   沟通的方式让人觉得能够接受、理解。
       2)   积极倾听的本质:
       不在于你完全同意他人,而在于你完全地、深刻地了解他,情绪上与理智上全然投入,不是单纯、单一地听。它涵盖的范围广,是用你的耳朵、眼睛和心来倾听。
   
       总之,沟通这个问题,说来话太长太多了,良好的项目管理与机构运行都是建立在良好的沟通基础上,良好的沟通需要真诚和开放的心态,宽广的知识面和同理心,这终究是种修养,不用什么条条框框,平日里多加注意自己的言与行,一定会有越来越好的沟通能力。




 软件部      钟生辉
 

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